“我們信息組3個人， 只用了3個月就完成了整個產(chǎn)業(yè)公司的系統(tǒng)建設(shè)，用簡道云搭建的這套系統(tǒng)，完全匹配我們公司的實際管理需求，助力公司從原來繁雜的手工臺帳、業(yè)財數(shù)據(jù)不一致、經(jīng)營情況不明等困境中脫離，實現(xiàn)臺帳電子化、數(shù)據(jù)實時化、管理信息化，完成了公司管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。” ——某建筑科技公司信息總監(jiān)
一、用戶背景
公司所在集團(tuán)是房產(chǎn)行業(yè)頭部集團(tuán)的全資專業(yè)子集團(tuán)，是一個集項目管理、建筑全流程設(shè)計、高標(biāo)準(zhǔn)施工、產(chǎn)業(yè)配套建設(shè)為一體的建筑科技全產(chǎn)業(yè)鏈集團(tuán)。
其中產(chǎn)業(yè)配套板塊是四大業(yè)務(wù)板塊之一，涵蓋自主生產(chǎn)、ODM/OEM、家居增值包等多種業(yè)務(wù)范疇，整合了材料貿(mào)易、家居生產(chǎn)等多家公司。致力于成為一家集研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)加工、銷售、安裝于一體的一站式建筑配套全產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)商。
二、管理難題01 缺乏專用的獨立系統(tǒng)
作為一個集生產(chǎn)、貿(mào)易、零售等不同業(yè)務(wù)于一體的新型業(yè)務(wù)板塊，產(chǎn)業(yè)配套板塊與集團(tuán)原有的房產(chǎn)類、施工類公司的管理結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)模式存在不同差異，集團(tuán)現(xiàn)有信息系統(tǒng)無法兼容產(chǎn)配實際的經(jīng)營需求。
02 多組織、多類型的組織架構(gòu)
各公司孤立核算、業(yè)務(wù)節(jié)點管理分散、手工臺帳多、數(shù)據(jù)統(tǒng)計繁瑣、各項目日常經(jīng)營情況無法實時呈現(xiàn)、存在管理短板和數(shù)據(jù)孤島等問題。
03 管理分散 數(shù)據(jù)缺漏
公司大量使用手工臺帳，紙質(zhì)簽單難以及時統(tǒng)計數(shù)據(jù)；業(yè)務(wù)部門和財務(wù)的部門之間存在信息差無法及時校驗核對；數(shù)據(jù)跟蹤難可控性差，出現(xiàn)錯誤基本無法核對。
三、低代碼嘗試
公司領(lǐng)導(dǎo)意識到，想要在不斷變化的市場環(huán)境和客戶需求中持續(xù)提高各公司的競爭力，引入現(xiàn)代化和信息化的管理工具來為公司業(yè)務(wù)突破提供助力勢在必行。
2020年9月，公司開始了第一次數(shù)字化轉(zhuǎn)型的嘗試，經(jīng)過信息部門多方比對考量，最終選擇用簡道云來搭建公司專屬的個性化系統(tǒng)。
“我們20年9月份開始搭建系統(tǒng)，12月份就完成了全部功能實測，21年1-3月完成歷史數(shù)據(jù)整理，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)、財務(wù)、流程、管理的全過程實時同步。僅用了6個月時間，我們就拋棄了手工臺帳的傳統(tǒng)管理模式，直接升級到最新的信息化數(shù)據(jù)系統(tǒng)。”
與傳統(tǒng)的同級別系統(tǒng)相比，用簡道云搭建系統(tǒng)的建設(shè)時間至少縮短了2/3，成本至少降低了3/4，按常規(guī)的ERP建設(shè)速度，可能還在前期的需求調(diào)研，但簡道云做到了系統(tǒng)建成、數(shù)據(jù)上線、管理閉環(huán)。
“關(guān)鍵的是，簡道云可以完全按需定制，靈活配置各種流程，通過管理干預(yù)和優(yōu)化，直接對某些痛點、短板進(jìn)行局部調(diào)整，無縫對接原有功能模塊，實現(xiàn)整體的升級，與公司的實際管理水平完美適配?！?/p>
系統(tǒng)經(jīng)過3個月的線上線下并行使用，管理效果明顯，員工反饋良好，直接將其作為標(biāo)準(zhǔn)模版向同類型公司復(fù)制推廣，并且進(jìn)行跨公司的數(shù)據(jù)調(diào)用，開發(fā)出集團(tuán)版的報表集成體系，各公司與集團(tuán)總部真正實現(xiàn)了相對獨立，絕對統(tǒng)一。
（簡道云工作臺應(yīng)用矩陣）
四、賦能管理
如果說把集團(tuán)比作一支軍隊，那簡道云搭建的應(yīng)用系統(tǒng)就是將這支軍隊的凝聚力發(fā)揮到極致的利器。
對于集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)來說，能夠隨時隨地用手機(jī)和電腦查看全集團(tuán)的實時經(jīng)營情況，對流程逐級追根溯源，無需等待下屬的情報匯總，也能做到運籌帷幄之中，決勝千里之外。
因為數(shù)據(jù)類型完整，可以隨時根據(jù)需要創(chuàng)建出各種維度的報表，比如集團(tuán)的儀表盤能夠直觀地展示出年度指標(biāo)與完成進(jìn)度。
（集團(tuán)儀表盤局部）
（手機(jī)上也可以隨時查看實時數(shù)據(jù)）
對于各公司領(lǐng)導(dǎo)來說，能夠全面、實時掌握本公司經(jīng)營情況，各類業(yè)務(wù)情況一目了然，不用等待人工統(tǒng)計和匯報。就像師長團(tuán)長對部隊了如指掌，上級命令清晰明了，所需資源齊全充足，指揮戰(zhàn)斗自然如臂使指。
（分公司圖表局部）
（某分公司月度完成進(jìn)度）
對于公司一線部門來說，系統(tǒng)自動推送公司整體目標(biāo)和部門細(xì)分目標(biāo)，個人職責(zé)范圍簡潔明了，流程數(shù)據(jù)實時調(diào)用，系統(tǒng)報表智能輔助。就像沖鋒在前線的士兵，他們輕裝上陣，裝備先進(jìn)防護(hù)安全，目標(biāo)清晰可見，取得勝利自然更加胸有成竹。
（公司臺賬儀表盤）
（流程設(shè)計圖之一，迭代優(yōu)化很便捷）
五、典型應(yīng)用01 客戶管理
客戶管理是所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的起點，通過簡道云搭建的表單，能夠快速收集外部客戶的各類信息數(shù)據(jù)并實時展示追蹤，充實公司的外部客戶資源庫。
“原來甲方、供應(yīng)商等外部客戶信息大多存留在業(yè)務(wù)員手中，公司總部缺乏直接聯(lián)系，存在客戶流失風(fēng)險，業(yè)務(wù)管理也有較大的安全隱患；現(xiàn)在所有客戶、供應(yīng)商的準(zhǔn)入、過程評價、信息更新都以公司為載體，有了完整的數(shù)據(jù)積累和過程管理，既能快速刷新客戶資源，又能實現(xiàn)快速透明的規(guī)范管理。”
通過對客戶資料的數(shù)字化記錄和保存，按條件篩選精準(zhǔn)查找，同時為不同的客戶數(shù)據(jù)設(shè)置了相應(yīng)的查看權(quán)限，員工可以在權(quán)限允許范圍內(nèi)進(jìn)行查閱和管理，所有客戶數(shù)據(jù)有跡可循。
（客戶評價表單）
02 項目管理
項目管理分立項和創(chuàng)建兩個階段，在洽談或投標(biāo)期間進(jìn)行立項申請，中標(biāo)后進(jìn)行項目創(chuàng)建并與財務(wù)部門等自動同步，項目基本信息完成固化后確定項目管理團(tuán)隊和負(fù)責(zé)人，公司按項目制進(jìn)行單獨管理。
后續(xù)各種業(yè)務(wù)流程直接調(diào)用項目固化數(shù)據(jù)，杜絕以往常見的張冠李戴、重復(fù)缺漏的低級錯誤。每個項目按主要節(jié)點編制計劃、資金專款專用、流程單獨核算、進(jìn)度實時匯報，對重點項目設(shè)置巡檢機(jī)制，對質(zhì)量及其他問題設(shè)計整改流程，最終實現(xiàn)項目的全過程閉環(huán)管理。
“以前各部門項目名稱不統(tǒng)一，業(yè)務(wù)部一套，財務(wù)部一套，工程部一套，張冠李戴是常有的，產(chǎn)生了很多重復(fù)無效的核對工作；現(xiàn)在項目名稱規(guī)范化，再也不怕牛頭不對馬嘴了；而且按關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行權(quán)責(zé)分離，部門間各司其職，少了很多重疊工作，工作量減少，效率也提高了?！?/p>
（創(chuàng)建項目的流程局部）
03 流程表單管理
流程表單用于簽訂銷售合同、采購合同，客戶和供應(yīng)商的準(zhǔn)入和考核，發(fā)票和收付款的登記和申請，業(yè)務(wù)進(jìn)匯報等實際審核審批工作。
“以前找領(lǐng)導(dǎo)簽字很麻煩，需要花費很長時間找領(lǐng)導(dǎo)、等領(lǐng)導(dǎo)，還要準(zhǔn)備很多資料以備詢問，領(lǐng)導(dǎo)簽字時也不知道數(shù)據(jù)的可靠性；現(xiàn)在一個手機(jī)就可以電子審批，不蹲門口，也不做小尾巴了；關(guān)鍵是各項數(shù)據(jù)，都是系統(tǒng)自動生成，再也不怕說錯啦，領(lǐng)導(dǎo)放心，我也輕松?！?/p>
各級用戶按流程內(nèi)的提示，輸入相應(yīng)內(nèi)容，上傳附件發(fā)起流程，進(jìn)行審批審核。這些步驟都通過表單進(jìn)行線上填寫，遠(yuǎn)程電子化審批，數(shù)據(jù)實時更新同步，智能輔助審批，原來平均1-2周的常規(guī)審批過程，現(xiàn)在只需1-2天。
（銷售合同流程局部）
（銷售合同流程局部）
04 財務(wù)管理
“以前項目資金臺帳總是做不好，就連同一個項目，財務(wù)和業(yè)務(wù)對賬都會有誤差；每次會簽審核時要翻手工臺帳，關(guān)鍵還不一定正確，簽字總會心里發(fā)虛；要查某筆收款或者付款記錄更是很麻煩，臺帳不清晰，翻原件又費時間……等等；現(xiàn)在有了線上臺帳，每個項目都有實時、獨立的資金臺帳，直接關(guān)聯(lián)具體合同、每一筆收付款都清清楚楚，關(guān)鍵是會簽、審核的流程里面自帶項目的實時數(shù)據(jù)輔助，我們感受到了信息時代的智能輔助，終于可以安心簽字審批了?！?/p>
財務(wù)管理涉及收款確認(rèn)、付款審核、發(fā)票管理，項目利潤監(jiān)測等財務(wù)口徑數(shù)據(jù)?？蓪⒚恳还P收付款確定項目歸屬，直接關(guān)聯(lián)具體的銷售或采購合同，項目資料附件完整可查；審批流程中，提供多項關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)和輔助查詢，提供實時參考數(shù)據(jù)，真正實現(xiàn)了業(yè)財一體化，產(chǎn)銷一體化，并且與每月的資金計劃進(jìn)行同步，實現(xiàn)計劃與實際的動態(tài)對比。
（收款流程局部，公司收入有源可溯）
（付款流程局部，項目付款有跡可循）
（計劃執(zhí)行圖局部，考核對比有理有據(jù)）
05 報表體系
“以前最頭疼的就是做報表了，收集數(shù)據(jù)、核對匯總起碼要好幾天，一些常規(guī)報表要每月重復(fù)統(tǒng)計；臨時報表統(tǒng)計起來更是困難，經(jīng)常缺乏基本數(shù)據(jù)；日常工作由于缺乏各類報表也存在很多隱患，無法通過數(shù)據(jù)來分析和避免?，F(xiàn)在使用簡道云建設(shè)了很多儀表盤，各種流程數(shù)據(jù)和臺帳報表，系統(tǒng)自動生成報表，開會匯報打開系統(tǒng)都一目了然，我們終于有了傳說中的管理駕駛艙，就算只是雛形，也節(jié)約了很多時間，提升了工作效率。”
按公司整體、各部門管理所需、具體崗位職責(zé)等不同需求開發(fā)不同口徑的報表，通過系統(tǒng)聚合表、數(shù)據(jù)工廠實時關(guān)聯(lián)各類合同、收款、付款、發(fā)票、費用流程數(shù)據(jù)，自動生成各種口徑和緯度的數(shù)據(jù)結(jié)果，按部門和業(yè)務(wù)組推送各類公用和專用報表。
（項目資金臺帳局部，經(jīng)營能力一目了然）
（銷售合同明細(xì)臺帳局部，展示合同執(zhí)行信息）
（周報、月報局部，展示不同口徑的收付款信息）
六、系統(tǒng)價值
對集團(tuán)來說，用低代碼搭建平臺無疑是一次成功的嘗試。在以往的經(jīng)驗里，搭建一個覆蓋公司全部門的系統(tǒng)，要么需要公司自己做開發(fā)，要么需要購買相關(guān)產(chǎn)品，但無論是哪一種選擇，都逃不過成本高和不適用這兩個難題。而使用簡道云低代碼搭建平臺，僅僅三個人就搭建出了整套公司系統(tǒng)，不僅降低了開發(fā)門檻，提高了開發(fā)效率和敏捷性，而且能夠完全按照公司的需求個性化定制，適用性和適配性更高。
“原來上級問一些情況，需要花費很多時間復(fù)盤，現(xiàn)在系統(tǒng)里實時呈現(xiàn)；原來開會統(tǒng)計數(shù)據(jù)可能要一周，現(xiàn)在可以直接查看；原來看匯報數(shù)據(jù)總是有點懷疑，現(xiàn)在閉環(huán)式系統(tǒng)，全部有據(jù)可查；原來不同部門的項目數(shù)據(jù)經(jīng)常核不平，現(xiàn)在是直接業(yè)財一體化報表；原來查資料需要翻閱一大堆原件，現(xiàn)在直接手機(jī)打開，電子化預(yù)覽……….”
完全量身定制的管理系統(tǒng)，摒棄了原始孤立的審批方式，借助電子化流程，確保全過程的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)閉環(huán)，實現(xiàn)了項目管理電子化、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動計算，減少重復(fù)核對工作，為一線員工減負(fù)增效，為各級管理者需要提供多種樣式的可視化圖表，數(shù)據(jù)一目了然，決策更加準(zhǔn)確高效。
“簡道云系統(tǒng)的零代碼建設(shè)本質(zhì)上注重敏捷思考，充分激活個體創(chuàng)造力，可以快速響應(yīng)業(yè)務(wù)需求，精準(zhǔn)聚焦管理價值，釋放用戶和團(tuán)隊價值，管理與執(zhí)行有效融合?！?/p>
未來已來 將至已至 唯變不變
以下是對其中 3 所學(xué)校的特色介紹：
